DATENSCHUTZRECHTLICHES INFORMATIONSBLATT FÜR BEWERBER/INNEN

Der E-Quadrat Communications GmbH („E2“; „wir“), Rathausstraße 19, 1010 Wien, Österreich, sind aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union („DSGVO“) zahlreiche Informationspflichten und weitergehende Vorgaben in Zusammenhang mit Datenverarbeitungsvorgängen auferlegt, welchen wir u.a. mit der vorliegenden Offenlegung nachkommen. Damit wir mit Ihnen in Kontakt treten, Ihre Anfrage bearbeiten und ggf. Bewerbungen abwickeln können, sind wir allerdings – zumindest in bestimmten Fällen – auf Ihre Mitwirkung angewiesen. Dementsprechend bitten wir Sie, die nachstehenden Ausführungen zu beachten.

Unsere Datenschutzpraxis steht im Einklang mit der DSGVO in Verbindung mit dem
österreichischen Datenschutzgesetz 2018 (DSG), dem Telekommunikationsgesetz (TKG) sowie sonstigen einschlägigen Gesetzesbestimmungen.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns ein großes Anliegen. Wir möchten Sie in diesem Sinne umfassend darüber aufklären, inwiefern wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Sie diesbezüglich haben, um eine vertrauensvolle Beziehung nachhaltig zu fördern.

Datenschutzrechtliche Vorschriften sind grundsätzlich immer dann zu beachten, wenn eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorliegt. Für den Umfang dieser Datenschutzerklärung wird auf das Begriffsverständnis der DSGVO zurückgegriffen. Damit umfasst die „Verarbeitung“ von personenbezogenen Daten im Wesentlichen jeglichen Umgang mit denselben. Soweit von uns verarbeitete Daten menschenbeziehbar sind und – wenn auch nur über Dritte, in einer Zusammenschau oder mittels Zusatzwissens – Sie als Person identifizieren können, handelt es sich grundsätzlich um personenbezogene Daten.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns:

E-Quadrat Communications GmbH 
Rathausstraße 19
1010 Wien
Österreich 
E-Mail: dataprotection@e-2.at

2. Welche Daten bzw. Datenkategorien werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen diese Daten?

Wenn Sie an einer Tätigkeit bei E2 interessiert sind bzw. sich für eine offene Stelle bewerben möchten, so müssen wir bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, da wir andernfalls keine Möglichkeit haben, uns mit Ihnen in Verbindung zu setzen und entsprechende organisatorische Maßnahmen zu treffen, um beispielsweise Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Wir orientieren unsere Datenschutzpraxis am Konzept der Datensparsamkeit und erheben nur Daten, die unbedingt benötigt bzw. freiwillig von Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Weitestgehend sind das jene Informationen, die wir im Rahmen unserer Beziehung von Ihnen selbst erhalten, z.B. wenn Sie Formulare ausfüllen oder mit uns persönlich, telefonisch oder schriftlich Kontakt aufnehmen. Das betrifft z.B. Ihre Stammdaten, Kontaktdaten, Ihren Beruf, sämtliche Daten aus Ihren Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeitsbeispiele) oder individuelle Informationen aus direkten Kontakten (Gespräch, Telefonat, Schriftverkehr) mit Ihnen. Im Bewerbungsprozess führen wir verschiedene Interviews und Tests durch, deren Ergebnisse wir ebenfalls verarbeiten und speichern.

Beim Erstkontakt mit Interessenten erheben wir grds. zumindest den Namen sowie eine E-Mail-Adresse oder eine andere Kontaktmöglichkeit (beispielsweise Telefonnummer, Skypename, etc.), wodurch eine zielgerichtete Kommunikation überhaupt erst ermöglicht wird.

Mit Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen benötigen wir eine umfassendere Zusammenschau Ihrer personenbezogenen Daten, damit wir Ihre Eignung für offene Positionen ausreichend evaluieren können. Dies beinhaltet – soweit uns Daten nicht bereits im Rahmen der Kontaktaufnahme zu einem vorherigen Zeitpunkt bekannt gegeben wurden – unter anderem (i) nähere Angaben zu Ihren fachlichen, respektive persönlichen, Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen, Ihrer Motivation sowie Ihrem persönlichen Umfeld; (ii) Informationen zu (früheren) Beschäftigungsverhältnissen und beruflicher Vorerfahrung; (iii) nähere Kontaktangaben sowie unmittelbar mit Ihrer Person zusammenhängende Angaben (Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Familienstand, postalische Adresse, Meldezettel, Sozialversicherungs-Nummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bankverbindung und IBAN).

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir stützen die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen auf die Rechtsgrundlagen, welche die DSGVO vorsieht. Vielfach handelt es sich dabei um die Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen nach Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgendem Zweck:

• Bewerbungsmanagement (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person, Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)

Da die erste Kontaktaufnahme in den behandelten Fällen grds. von Ihnen ausgeht, werden Daten nur zu dem oben genannten Zweck verarbeitet. An uns übermittelte Informationen beruhen dabei zu einem großen Teil auf freiwilligen Selbstangaben.

Soweit Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen übermitteln, brauchen wir Informationen im aufgeschlüsselten Umfang zur Bearbeitung und Prüfung derselben. Diesfalls handelt es sich grds. um Maßnahmen, die im Hinblick auf einen in der Zukunft abzuschließenden (Dienst-)Vertrag auf Ihren Antrag durchgeführt werden, was als Sonderfall des Rechtmäßigkeitsgrunds der Vertragserfüllung anzusehen ist (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Im Detail können sich allerdings auch hinsichtlich des Informationsumfangs Unterschiede ergeben, da je nach Tätigkeitsfeld verschiedene (Qualitäts-)Anforderungen an Bewerber gestellt werden müssen.

4. Wer erhält ihre Daten?

Zu dem oben genannten Zweck werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

E2 intern erhalten diejenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten benötigen: Das sind unsere Gesellschafter (Partner), die zuständige Abteilung (insbesondere der/die Teamleader) sowie die HR Abteilung. Ihre Daten werden nicht an Datenbanken in Drittstaaten übermittelt.

Externe Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten, sofern sie diese für die an uns zu erbringenden Leistungen benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich entsprechend dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Darunter fallen beispielsweise:

• die von uns eingesetzten Recruiting-Agenturen
• Arbeitsmarktservice

Unsere Auftragsverarbeiter sind vertraglich an unsere Datenschutzpraxis gebunden und werden Ihre personenbezogenen Daten streng vertraulich behandeln. In keinem Fall werden diese Ihre Daten ohne ausdrückliche Einwilligung an Dritte übermitteln oder zu anderen Zwecken verwenden, als dies zur Erfüllung ihrer Pflichten gegenüber E2 sowie aufgrund unserer ausdrücklichen Weisungen vorgesehen ist. Eine jeweils aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter können wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung stellen.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie dies nötig ist, um den unter Punkt 3 genannten Zweck zu erreichen und wie dies nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten zudem jedenfalls so lange, als gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder Verjährungsfristen potentieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind. Sofern ein Dienst- oder anderes arbeitsrechtlich definiertes Verhältnis zustande kommt oder besteht, bewahren wir die Daten für die Dauer der Beschäftigung auf und löschen sie nach Beendigung desselben nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Sollte ein Dienst- oder anderes arbeitsrechtlich definiertes Verhältnis nicht zustande kommen, werden die Daten für maximal 7 Monate ab dem Datum der Bewerbung aufbewahrt und anschließend gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, sofern Sie dies wünschen und uns dafür gesondert eine Einwilligung erteilt haben (Bewerberdaten „in Evidenz“).

6. Sind Sie zur Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Im Rahmen der kommunikativen Beziehung mit E2 sowie eines etwaigen Bewerbungsprozesses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die im jeweiligen Zusammenhang erforderlich sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Ansuchen leider nicht bearbeiten / annehmen. Sie sind hingegen nicht verpflichtet, uns darüberhinausgehend Daten zur Verfügung zu stellen. Eine freiwillige Übermittlung von Daten liegt in Ihrem eigenen Ermessen. Datenverarbeitungen, welche (ausschließlich) auf freiwilligen Angaben basieren, können auf Ihren Wunsch mit Wirkung für die Zukunft jederzeit beendet werden. Dazu kontaktieren Sie uns bitte unter dataprotection@e-2.at.

7. Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Ein wesentliches Anliegen des Datenschutzrechts ist es, Ihnen, auch nachdem eine Datenverarbeitung bereits begonnen hat, bestimmte Verfügungsmöglichkeiten über Ihre personenbezogenen Daten einzuräumen. Zu diesem Zweck existiert eine Reihe von Betroffenenrechten, welchen wir auf Ihren Antrag unverzüglich, grundsätzlich aber spätestens innerhalb eines (1) Monats nachkommen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns über nachfolgende Email-Adresse: dataprotection@e-2.at

Im Einzelnen sind folgende Rechte vorgesehen:

• Sollten Sie Ihr Recht auf Auskunft ausüben und keine gesetzlichen Beschränkungen entgegenstehen, werden wir Sie umfassend über unsere Verarbeitung Ihrer Daten aufklären. Dazu übermitteln wir Ihnen (i) Kopien der Daten (E-Mails, Datenbankauszüge etc.), sowie Informationen zu (ii) konkret verarbeiteten Daten, (iii) Verarbeitungszwecken, (iv) Kategorien verarbeiteter Daten, (v) Empfängern, (vi) der Speicherfrist bzw. zu Kriterien für deren Festlegung, (vii) der Herkunft der Daten und (viii) ggf. weitere Informationen je nach Einzelfall. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir keine Unterlagen aushändigen können, welche die Rechte anderer Personen beeinträchtigen könnten.
• Mit dem Recht auf Berichtigung können Sie verlangen, dass wir unrichtig aufgenommene, unrichtig gewordene oder (für den jeweiligen Verarbeitungszweck) unvollständige Daten korrigieren. Ihr Ersuchen wird daraufhin geprüft, wobei die betroffene Datenverarbeitung für die Dauer der Prüfung auf Antrag eingeschränkt werden kann.
• Das Recht auf (Daten-)Löschung kann (i) bei fehlender Notwendigkeit hinsichtlich des Verarbeitungszwecks, (ii) im Fall des Widerrufs einer von Ihnen erteilten Einwilligung, (iii) bei besonderem Widerspruch, soweit die betroffene Datenverarbeitung auf die berechtigten Interessen von E2 gestützt wird, (iv) bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung, (v) bei Bestehen einer rechtlichen Löschungsverpflichtung sowie (vi) bei Datenverarbeitung Minderjähriger unter 16 Jahren ausgeübt werden.
• Ein Begleitrecht auf Einschränkung, nach dessen Ausübung betroffene Daten nur mehr gespeichert werden dürfen, besteht in besonderen Fällen und nur zeitlich beschränkt, nämlich z.B. wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, während unserer Prüfung der Richtigkeit der Daten oder wenn wir die Daten für unsere Zwecke nicht länger benötigen, Sie sie jedoch z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, oder, wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und geprüft wird, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen, während der Zeit dieser Prüfung. Einschränkung bedeutet, dass die Daten markiert, ab diesem Zeitpunkt nur mehr gespeichert und darüberhinausgehend nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden dürfen.
• Außerdem haben Sie ein grundsätzliches Recht auf jederzeitigen Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Verarbeitung auf den berechtigten Interessen von E2 beruht. Beachten Sie jedoch, dass berechtigte Interessen als Rechtsgrundlage von Verarbeitungsvorgängen nur ggf. im Einzelfall herangezogen werden.
• Ein Recht auf Datenübertragbarkeit, nach dessen Ausübung die betroffenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln sind.
• Sie können auch Ihr Beschwerderecht ausüben: Sollten Sie der Auffassung sein, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen, so haben Sie das Recht, bei der österreichischen Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen. Die Anforderungen an eine solche Beschwerde richten sich nach §§ 24 ff Datenschutzgesetz. Wir ersuchen Sie jedoch, zuvor mit uns in Kontakt zu treten, um allfällige Fragen oder Probleme aufklären zu können.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihrem Ansuchen ggf. aufgrund zwingender, schutzwürdiger Gründe für die Verarbeitung (Interessenabwägung) bzw. einer Verarbeitung aufgrund der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (unsererseits) nicht nachkommen können. Das gleiche gilt im Fall von exzessiven Anträgen, wobei hier sowie auch beim Nachkommen von offenkundig unbegründeten Anfragen eventuell ein Entgelt berechnet werden kann.